IM - Instant Messaging

Instant-Messaging bedeutet soviel wie "sofortige Nachrichtenübermittlung" oder "Nachrichtensofortversand". Es ist eine Kommunikationsform, bei sich zwei oder mehr Teilnehmer per Textnachricht unterhalten. Unter Instant-Messaging versteht man im allgemeinen "Chatten". Also das Austauschen von Kurznachrichten in Dialogform.
Während der Eine seine Nachricht mit der Enter-Taste abschickt, erscheint sie in Sekundenbruchteilen beim Anderen auf dem Bildschirm. Natürlich wäre eine solche Unterhaltung per Telefon wesentlich schneller und effektiver. Der Vorteil beim Chatten liegt in der Kürze. Einsteiger gewöhnen sich schnell daran, sich kurz zu fassen. Dröge Unterhaltungen bleiben in der Regel aus und es können jederzeit mehrere Personen zum Chat eingeladen werden. Eine vergleichbare Telefonkonferenz wäre für alle Beteiligten teuer, erfordert eine entsprechende Infrastruktur und ein diszipliniertes Kommunikationsverhalten bei allen Teilnehmern.

Bei Instant-Messaging müssen die Teilnehmer über eine Software, den Chat-Client, verfügen und neben einer Verbindung zum Internet an einem Server angemeldet sein, der die Textnachrichten zwischen den Teilnehmern austauscht.
Die direkte persönliche Kommunikation ist nicht durch diese Art von digitalen oder elektronischen Medien zu ersetzen. Nur der direkte zwischenmenschliche Kontakt schafft Vertrauen. Über Instant-Messaging kommen auch Menschen zusammen, die räumlich und zeitlich voneinander getrennt sind.

Insbesondere im Privatbereich und unter Jugendlichen ist Instant-Messaging sehr beliebt. Über eine Kontaktliste sieht man sehr schnell wer gerade online ist und angechattet werden kann. Vor allem öffentliche und kostenlose IM-Dienste von Yahoo, AOL (AIM und ICQ), Skype und Microsoft haben zur schnellen Verbreitung geführt.

Client: Instant-Messenger

Für die ganzen Kommunikationsformen wird ein Client, der Instant Messenger verwendet. Er wird vom IM-Anbieter kostenlos bereitgestellt. Alle Clients haben Grundfunktionen. In der Regel unterstützen alle Clients zusätzlich die Übertragung von Dateien und Audio- und Video-Streams. Benutzer können sich gegenseitig in ihrer Kontaktliste führen und sehen dann an der Präsenzinformation, ob andere online und für Gespräch bereit sind.

Standardmäßig werden die IM-Clients beim Start des Betriebssystems automatisch geladen. Zum Standard gehört die Abfrage, ob ein anderer die eigenen Kontaktdaten in seine Kontaktliste aufnehmen darf. Diese Funktion ist sehr wichtig. Denn darüber lässt sich steuern, wer einem eine Nachricht schicken darf oder sieht, ob man gerade online ist. So lassen sich zum Beispiel unerwünschte Gesprächspartner ausgrenzen.

Eine netzübergreifende Kommunikation zwischen den verschiedenen IM-Anbietern ist nur selten möglich. Die Ausnahme bildet AIM und ICQ und auch Microsoft und Yahoo haben sich testweise zusammen geschaltet. Wer sich in verschiedenen Netzen bewegt, der kann einen Multi-Protokoll-Client nutzen, der aber meist nur das Chatten beherrscht.

Instant-Messaging in Unternehmen?

Wenn Unternehmen wissen wollen, wie in Zukunft ihre Kommunikationsinfrastruktur aussehen wird, dann lohnt sich ein Blick in das Privatleben der jüngeren Mitarbeiter. Dort ist Instant-Messaging das vorherrschende Kommunikations-Tool. Für mehr als ein Drittel der Jugendlichen ist Instant-Messaging bereits das bevorzugte Kommunikationsmittel. Und das vor der "traditionellen E-Mail", mit der man höchstens noch mit den Eltern Kontakt hält.

Instant-Messaging ist ein sehr unmittelbares Kommunikationsmedium. So ist es beispielsweise geeignet, auf die Schnelle einen Termin zu klären oder dem Kollegen einen Link zu einem interessanten Artikel zukommen zu lassen. Diese unmittelbare Kommunikation ist vor allem für Unternehmen wichtig, in denen Teams Standort-übergreifend zusammenarbeiten. Der Effizienzgewinne ist direkt spürbar. Anstatt den Kommunikationspartner mit E-Mails zu überfluten, wird, wenn er online ist, ein kurzes Gespräch angestoßen.
Es hat entscheidende Vorteile gegenüber Telefon oder E-Mail. Sicher, wer einen längeren Text schreiben will, der macht das per E-Mail. Auch komplizierte Sachverhalte kann man auf andere Weise besser darstellen. Doch wenn es nur um das Verschicken einer kurzen Mitteilung oder Information geht, dann ist eine E-Mail viel zu umständlich. Das geht mit einer Kurzmitteilung viel schneller. Dazu muss man nur die Person aus der Kontaktliste auswählen, Text eingeben und abschicken. Dadurch gewinnt diese Art der Kommunikation auch mehr Geschwindigkeit gegenüber dem Telefon. Der Gesprächspartner muss eben nicht anwesend sein. Und der Gesprächspartner sieht, ob der Kontaktpartner online ist oder nicht.
Weiterhin können Mitarbeiter anzeigen lassen, ob sie für die Kollegen gerade erreichbar sind oder sein wollen. So kann Instant-Messaging dazu beitragen, vergebliche Kontaktversuche und Störungen zu vermeiden. Denn so komfortabel es sein mag, sich per Chat kurzfristig zu koordinieren – in einer heißen Projektphase bevorzugt man es ungestört zu sein.

Neben der Möglichkeit, Text-basiert zu kommunizieren, bieten die gängigen Clients weitergehende Funktionalitäten, die auch die Prozess-Effizienz steigern können. So können die Mitarbeiter Dokumente austauschen, an denen sie gemeinsam arbeiten. Während dies bei einer E-Mail mehrere Schritte erfordert, wird das Dokument per Instant-Messaging einfach hochgeladen. Eine sehr interessante Funktion und eine Alternative zum Dateianhang per E-Mail.

Natürlich ist Instant Messaging kein kompletter Ersatz für E-Mails, Briefe oder Telefonate und soll es auch nicht sein. Es kann die Produktivität verbessern oder auch Zeitverschwendung sein. Wenn der Chat in ein längeres Gespräch ausartet, dann empfiehlt es sich das per Telefon weiterführt. Vieles lässt sich nach wie vor am besten im persönlichen Gespräch klären. In den gängigen IM-Tools ist es relativ einfach vom Chat auf VoIP (Telefonie) umzuschalten. Nebenher kann man immer noch Textnachrichten austauschen und sich gegenseitig Dateien schicken.

Ähnlich wie etwa Voice over IP oder Mobile Mail hat Instant-Messaging auch in Deutschland das Potenzial, den Weg in die Unternehmen zu finden. Wenn nicht offiziell, dann durch die Hintertür. Je mehr Mitarbeiter der Generation Y (geboren ab dem Ende der Siebziger Jahre) es gewohnt sind, mit diesen Technologien privat zu kommunizieren und erreichbar zu sein, umso stärker wächst die Erwartung, sie auch im Berufsleben nutzen zu wollen. Und der Netzeffekt kann für eine immer raschere Ausbreitung dieser neuen Kommunikationsmittel sorgen.
Es ist sinnvoll, sich mit dem systematischen Einsatz und dem Potenzial dieser noch recht neuen Art zu kommunizieren auseinanderzusetzen und eine Strategie zu entwickeln, wie damit sinnvoll und vor allem sicher umgegangen werden kann. Bestenfalls lassen sich unternehmenstaugliche IM- und Presence-Lösungen mit anderen Anwendungen im Sinne von Unified Communications integrieren. Und nicht zuletzt macht eine moderne Kommunikationsinfrastruktur Unternehmen attraktiv für neue Mitarbeiter und Kunden der Generation Y.